関西ペイント株式会社
Ci*X Expenseで経費精算にかかる工数を7割削減
捻出した時間をコア業務にシフトし、生産性向上を追求する

会計
経営管理

塗料の研究開発から製造・販売まで一貫した事業体制で、創業から100年を超える老舗企業、関西ペイント株式会社。中国・インドなどのアジア地域をはじめ、欧米やアフリカなど世界各地に製造・販売拠点を持ち、海外売上高比率は6割を超えるグローバル企業です。近年では、その高い技術力、研究開発力を生かして、ウイルス対策といった機能性塗料の研究開発、リチウムイオン電池用材料の研究開発など、従来の塗料の枠組みを超えた事業分野にも注力しています。

同社は、多様な人財が能力を最大限に発揮し、新たな価値や競争力を生み出し続ける会社の実現を目指し、業務改善の取り組みを推進しています。コラボレーションツールの導入やモバイル端末の貸与などITインフラの整備を進め、その一環として、経費精算システムの導入を検討。ISIDのCi*X Expenseを採用し、2020年8月より本格稼働させました。同社では、Ci*X Expenseを活用し、電子帳簿保存法に対応することで、ペーパレス化を加速。さらに使いやすいユーザーインターフェースにより経費精算にかかる工数を約7割削減しました。

紙ベースの経費精算をやめ、業務改善を推進

「この数年間で、業務プロセス改革とITインフラの強化を進めており、私たちの働き方も大きく変わっています。しかし、経費精算は紙ベースで申請しており、経理部門だけでなく社員からも『経費精算のために出社する必要があり手間がかかりすぎる』という声が挙がっていました」そう語るのは関西ペイント株式会社経営推進本部経営管理部課長の谷明子氏。同社は、紙の申請書に領収書を貼り、上長の承認をもらって経理に回すという旧態依然とした業務フローが残っていました。

それに加えて、“電子帳簿保存法の改正”という社会の流れも後押ししたといいます。
電子帳簿保存法は帳簿書類を電子データで保管することを認める法律。1998年に制定されて以降、複数回にわたり改正が行われ、スキャナ保存の要件が大幅に緩和されるなど、企業の導入のハードルも下がってきています。
経費精算システムを導入するなら、電子帳簿保存法にも対応し、完全なペーパレス化を実現したいと考えた同社。経費精算システムに求める主な要件は3つでした。
「電子帳簿保存法に対応し、JIIMA認証^※を取得したシステムであること」、「グループ子会社への横展開がしやすいこと」、「クラウド環境で構築できること」です。

「世の中にはたくさんのツールがあり、紙ベースで業務を行っていた私たちにはどれも便利に感じました。しかし、折角システムを導入するならJIIMA認証を受けていることだけでなく、使い勝手にも徹底的にこだわりたい。その点でCi*X Expenseは、私たちが求めている要件はもとより、細部にまでこだわった高い操作性とマニュアルレスで使えるユーザーインターフェースが魅力でした」と、谷氏は話します。

Ci*X ExpenseはISIDが2018年に提供を開始した経費精算システムです。グループ経営に求められる高度な業務要件に対応する各種機能と、社員の働きやすさや生産性向上を実現する優れたユーザーインターフェースを備えています。

コロナ禍の中の導入プロジェクト。1カ月の試用期間が功を奏す

Ci*X PASを活用したことで、障害対応やセキュリティ対策をこちらで考えなくていいというのは大きな利点です

関西ペイント株式会社管理本部デジタル推進部池田俊徳氏

2019年12月、本社と国内子会社2社への経費精算システム導入プロジェクトがスタートします。

導入時には、次のような苦労があったと言います。
「これまでは紙の運用だったため、取引先マスタ一つとっても地区によって違うコードが振られていたり、振り込み先は別に管理されていたりと、統一するだけでも一苦労でした。最終的には一時的な取引先を使用できるCi*X Expenseの機能に助けられ、試用期間中にマスタを整理することができました」

また、導入プロジェクトでシステム領域のリーダーを務めた管理本部デジタル推進部池田俊徳氏は「これまで基幹システムに手動で入力していたデータを、Ci*X Expenseから連携することになります。そのため、基幹システムの改修についても考える必要がありました。そこもISIDに強力にサポートしてもらい非常に助かりました」と語ります。

2020年7月、全社員による1カ月の試用稼働が開始。しかし、ここで問題が発生します。コロナ禍のため、想定していた社員向けの導入説明会を実施できなかったのです。

「Ci*X Expenseは、私たちが日ごろから慣れ親しんでいるコンシューマー向けサービスと同様、マニュアルを見なくても操作できるシステムだと感じていました。そのため、現地での社員向け説明会ができなくても問題ないと判断し、動画とマニュアルの提供だけで試用稼働することを決定しました」と、経営推進本部経営管理部部長横井忠氏は話します。

実際に、社員からの問い合わせに備えた窓口の支援にISIDのメンバーも入っていましたが、大きな混乱はありませんでした。
1ヶ月の試用期間で、細かな課題の洗い出しと対応ができたことが功を奏したとのこと。
こうして、1,700名もの社員が利用する経費精算システムは、実運用へとスムーズに移行することができたのです。

今回、インフラ環境には、ISIDが提供するマネージドクラウド「Ci*X PAS」を活用。そのメリットとして池田氏は導入コストと負荷の軽減を挙げます。
「限られた時間の中で、オンプレミス環境を自社で構築するというのは現実的ではありませんでした。インフラの運用に関して、障害対応やセキュリティ対策をこちらで考えなくていいというのは大きな利点です」

導入後、社員の皆さんの反応はとても良いと谷氏は言います。
「出先の隙間時間にスマートフォンで申請できたり、上司が承認できたりするのは、すごく好評です。経費精算のために会社に来る必要がなくなり、コロナ禍の中での社員の安心・安全を確保する意味でもCi*X Expenseは大きく寄与しています」

経費精算業務の工数を約7割削減

Ci*X Expense の細部にまでこだわった高い操作性とマニュアルレスで使えるユーザーインターフェースによって、経費精算業務にかかる工数を7割削減できました

関西ペイント株式会社経営推進本部経営管理部課長谷明子氏

同社では、Ci*X Expenseの導入にあたり、経費精算作業の手間を4割削減することを目標にしていましたが、実際に稼働してみると、目標を大きく超える約7割の工数が削減できたといいます。また、精算を申請してから経理に届くまでの日数も大幅に削減されました。それまでは、経費精算を申請したものが経理に届くまで10日ほどかかっていましたが、Ci*X Expenseでは申請の半分が当日中に完結。遅くても5日以内には、ほぼ最終承認まで終わっているそうです。

さらに大きく変わった点は、ペーパレスになったこと。年間55,000枚ほど使っていた伝票がほぼ不要になり、領収書等の証憑も電子保存のため、紙で保管する必要もありません。

削減できた時間をコアな業務にシフトする

Ci*X Expenseを選んだというのは、大きな決断。ISIDに対する信頼とCi*X Expenseの機能の豊富さ・使いやすさが決め手となりました。今後は未導入の国内グループ会社へも展開し、グループ全体の生産性向上に繋げたいと思います

関西ペイント株式会社経営推進本部経営管理部部長横井忠氏

今回のプロジェクトを振り返り、谷氏は次のように話してくれました。
「ISIDは会計にも強みがあるので、会計の視点でも相談に乗ってもらい、意見交換しながら進めることができたのはありがたかったです。今後は一社でも多くCi*X Expense仲間を増やしていただいて、さらに便利なツールにしてもらいたいと思っています」

また横井氏は、Ci*X Expenseが発売からまだ日が浅いことを挙げつつ、次のように語ります。
「まだユーザー数が少ないパッケージを選んだというのは、ある意味大きな決断をしたと思っています。その根底にあるのは、ISIDに対する信頼とCi*X Expenseが我々の目的と非常に合致していたという点です。Ci*X Expenseは今後ユーザーが増え、パッケージとしてより良くなるという前提で選ばせてもらいました。それを実現してもらえると期待しています」

今回の経費精算システムを導入した本来の目的は、精算申請の効率化によって削減できた時間を、それぞれの社員が、よりコアな業務にシフトできるようにすること。
「Ci*X Expenseの導入をきっかけに、会社全体でさらなる生産性向上を追求していきたいと思っています」と意気込みを語ってくれました。