イーグル工業株式会社

Ci*X Expenseで経費精算業務を大幅に改善
～SaaS型ソフトでは対応できない複雑な経費ワークフローを実装～

自動車、船舶、航空機等の輸送用機器、各種プラント向けのポンプやコンプレッサー等の回転機械、半導体製造装置向けと主に5つ事業分野において、メカニカルシールをはじめとしたシール、機器製品を提供しているイーグル工業株式会社。同社では、グループ全体のデータの可視化を目的に、ERPを導入し、原価管理、生産管理、在庫管理、会計処理などデータの一元化を進めていました。その中で、紙ベースで行っていた経費精算の効率化も課題の一つとされていました。
「かなり以前から課題認識はあり、対応方針について検討はしていたのですが、コロナ禍による環境変化がシステム導入の大きなきっかけになりました。在宅勤務が始まり、もう紙では対応できない、効率化しなければならないという機運が一気に高まりました」と財経本部 経理部 部長の小関信人氏は話します。

在宅勤務が始まる時期に、まず本社で試験的に導入したのが、SaaS型の経費精算ソフトでした。しかし、いざ運用を始めてみると多くの課題が見えてきました。
「当社の組織形態に対応するワークフローを構築するには、SaaS製品では、柔軟な対応ができませんでした。また、マスタメンテナンスも手動での対応という事で手間のかかるものでした。」 財経本部 経理部 資金課 課長の松澤かおり氏は複雑なワークフローを組めなかった点、メンテナンス作業の煩雑さを指摘します。

さらに、運用サポートは、決まった時間でのオンライン通話に頼るしかなく、社内規程をうまく設定できないことを相談すると、社内規定の変更を提案されたといいます。 「規定が古く、今の時代に合っていない等の理由から、この機会を持って規定を見直すのであれば、社内の理解を得られますが、システムに合わない、という動機は現実的ではなく、簡単に変更することはできないと感じました」と財経本部 経理部 資金課の田村奈美季氏は話します。

「もう一つの課題は、海外出張の際、通貨が異なる複数国にまたがった経費精算が非常に煩雑になってしまうことでした。コロナ禍で海外出張がほとんどなかったとはいえ、これでは全社に向けた本格運用は難しいと思いました」と松澤氏。そこで、こうした課題を解決できる新たな経費精算ソフトを探していたところ、「Ci*X Expense」が候補に上がりました。
「いろいろな製品を検討しましたが、Ci*X Expenseは機能の豊富さ、コスト、直観的に処理できる親しみやすさなど、非常にバランスが良い印象でした」と小関氏は説明します。

導入プロジェクトにおいて、SaaS製品にはない安心感があったと松澤氏は言います。「SaaS製品はユーザー主体での導入になるため、プロジェクトが予定通りに進捗しないことがありました。また製品機能もSaaSベンダーから積極的な提案がないため、最適解が見つからない状態でした。一方で、Ci*X Expenseは、支援が手厚い印象です。ISIDでもプロジェクト体制をしっかり構築しているため、計画が遅延することはないだろうと感じました。その他、要件定義フェーズでもしっかりと時間かけてプロジェクトを進捗させるため、現状の姿から当社のあるべき姿での運用になり、SaaS製品導入時に感じた不安が払拭され、プロジェクトの成功をイメージすることができました。」

導入にあたり、最も大変な作業は各種マスタの設定です。イーグル工業では各部門でマスタが個別に存在し、それらをCi*X Expenseに反映する必要がありました。 「Ci*X Expenseは驚くほど細かいマスタ設定が標準機能で実現できたので、すべて反映することができました。また、当社の複雑なワークフローをそのまま構築できたのも良かったです。細かく設定ができる分、作業に時間を要しましたが、システムの小回りが効くので助かりました」と松澤氏。

また田村氏は、ISIDの熱意に驚かされたと言います。
「当社の規定を本当に細かく確認してくれました。私たちが気づかないようなところまで考えて、より効率的な設定方法を提案してくれました。限られた導入期間の中でシステムを立ち上げるため、ISIDのシステム導入経験に基づく的確なアドバイスと一生懸命さが伝わってきたので、こちらもなんとか期限内に仕上げようと頑張ることができました」

こうして国内事業所の社員、約800名が利用する経費精算システムの運用が開始されました。社員向けのシステムの周知もオンラインで完結したと松澤氏は言います。
「全社に向けた展開にあたっては、はじめに、各事業部の経理担当者にキーユーザーになってもらい、使い方を学んでもらいました。次にキーユーザーが各部署でシステム利用頻度の高い社員をパワーユーザーとして教育し、他ユーザーのサポート役を担ってもらうというような三段階に分けて展開しました。特に大きな混乱もなくスムーズに周知できたと思います」

Ci*X Expenseを実際に使い始めた社員からは「経費精算が楽になった」という声が届いているとのこと。これまで交通費精算は、移動した内容を都度メモしておき、月末にまとめて書類を作るというような作業をしていました。しかし、Ci*X Expenseであれば、スマートフォンで隙間時間を使って申請ができます。
「履歴も残りますし、精算状況のステータスも確認できるので社員は安心だと思います。社員からの精算状況の問い合わせは減りました」と小関氏。

経理の仕事のやり方も変わったと田村氏は言います。
「交通費の金額や行程などの申請内容が規程と合っているかなど、自動でCi*X Expenseがチェックし、問題があればエラーとして弾いてくれるので、確認に係る工数が減り、電卓を叩く機会も減りました。二重精算の恐れもなくなり、申請から精算完了までの日数も削減された実感があります」

まだ数値化はできていないものの、経理の作業工数は確実に減っていると小関氏は指摘します。
「各支店の経理担当と話をしていても、画面の中でチェックできるのが楽だと言っています。エクセルで作った書類のデータを手入力するというような、無駄な作業が無くなったのも大きいですね」
加えて、SaaS製品では実現が難しかった、通貨が異なる複数国の海外出張精算もスムーズにできるようになりました。これにより、これまで曖昧だった通貨レートに関する規程を明確にできたといいます。 「システム化するには一つ一つ基準が必要になります。例えばですが、暗黙の了解になっていた海外出張時の通貨レートに関して、出張初日の通貨レートを使用するなどCi*X Expenseの導入を機に明確化することができました」と松澤氏は語ります。

現在は、国内事業所のCi*X Expenseの導入が完了し子会社への導入を進めているところです。
「子会社のローカルルールがあるので、それに対応しながら作業を進めています。間接費の削減を最終的な目標としていますので、将来的には、各社の支払業務の一括処理、マスタを共通化することによるメンテナンス作業の削減など、より効率的に業務を行う方法を見極めていきたいですね。Ci*X Expenseがあることで、いろいろな可能性を考えられるようになりました。Ci*X Expense導入のメリットを最大限生かしていきたいと思っています」と小関氏がCi*X Expenseにおける今後の更なる活用方法を最後に語ってくれました。