曙ブレーキ工業株式会社 Ci*X Expenseが実現した精算業務の効率化と全社レベルの意識改革

  • 会計

写真左より 橋本氏(曙ブレーキ工業株式会社 経理部 資金管理課)、石井氏(同 経理部 資金管理課 課長)、小野崎氏(同 経理部 経理企画課 課長)

1929年の創業以来、自動車や鉄道のブレーキ専業メーカーとして独自の存在感を発揮する曙ブレーキ工業。自動車部品では国内ブレーキパッド市場で約46%のシェアを獲得すると共に、鉄道事業では1964年の新幹線開業時から一貫してブレーキ関連製品を提供するなど、国内随一のシェアを誇るリーディングカンパニーです。同社は近年、働き方改革を積極的に推進。改革実現に向け、先進テクノロジーを活用した業務効率化に取り組んでいます。その中で選択されたのが、ISIDが2018年に提供を開始した経費精算システムCi*X Expense(サイクロス エクスペンス)。あらゆる部門が関わる経費精算業務において効率化を実現したばかりでなく、徹底したペーパーレス経営の推進や、申請・承認プロセスの可視化や清流化など、様々な波及効果を生み出しているといいます。最新ソリューション導入をきっかけに同社がなぜ様々な改革を進めることができたのか。そして、これらの成果によってどのように働き方が変革されていったのか。Ci*X Expense導入を牽引した財務・経理の3人のキーパーソンにお話をうかがいました。

全社員が関わる経費精算にメスを入れ、働き方改革を

「ペーパーレスを推進し、個々の社員の負担を軽減したい。RPA等のツールを活用して、働き方改革を加速させることはできないか」という思いをもって、2017年から様々な可能性を模索していたと、経理企画課長の小野崎氏は言います。
「現場のどの業務をどう変革すればペーパーレスが実現するのか、という議論が社内で展開される中、以前より連結会計システムSTRAVISや人事システムPOSITIVEを導入していたこともあり、ISIDに相談を持ちかけたわけです」
多様な可能性について話し合う中で急浮上してきたのが経費精算システムの刷新でした。
「ペーパーレスを実現させるためには全社員の意識変革につながるような取り組みが必要です。社内のあらゆる部門が携わっていて、改善の可能性の大きいオペレーションは何かを突き詰めた結果、経費精算業務に行きつきました。この業務を改善できれば、全社レベルで効果が波及する。10年ほど前から使っていたシステムはあったのですが、現場部門から入力にかかる負担の多さを指摘されていましたし、承認には紙の証憑との照合が必要である点など、課題山積だったのです」

社内の誰もが日常的に携わる業務だからこそ、改善できた時には大きな成果につながるはず。それこそが働き方改革につながる最善の打ち手なのだという判断からプロジェクトはスタートしました。ただし、利用予定のユーザーが数千人規模となるため失敗は許されません。社員の負担を最小限に抑えられるよう、システムのユーザビリティと業務効率化という点にこだわりをもって選定したといいます。選択肢は3つ。1つは既存システムのベンダーがリリースした新バージョンを導入すること。2つめは海外拠点の一部が採用していた外資系ベンダーのツールを選ぶこと。3つめが日本国内で提供される最先端のツールを選ぶこと。その中で最終的に選ばれたのが、トライアルでユーザー部門から高い評価を得たISIDのCi*X Expenseでした。

導入して明らかになった多様な波及効果

あらゆる部署が関わってくるシステムだけに、全面刷新には緊張もありましたが、現場からはポジティブなリアクションしかありません。

石井氏

職場のあちこちに当たり前のように積まれていた紙が、目に見えて減りました。ペーパーレスって本当に実現するものなんですね。

橋本氏

Ci*X ExpenseはISIDが2018年に提供を開始した経費精算システムです。グループ経営に求められる高度な業務要件に対応する各種機能と、社員の働きやすさや生産性向上を実現する優れたユーザーインターフェースを備えています。

導入にあたり業務改善のリーダー役を務め、システム選定を実行してきた資金管理課長の石井氏はCi*X Expenseを選択した理由をこう語ります。
「決め手になったのは、何といってもCi*X Expenseの入力のしやすさでした。精算業務の多い営業からも、マニュアルなしで直感的に操作でき、これまでの半分以下の時間で精算作業を完了できるという反応が上がり、手応えを感じました」

一方、経理部の最前線で日々経費精算の処理を担当し、Ci*X Expense導入時からテストやマスタ登録を実施してきた橋本氏は
「経理部で対応する経費精算は月に約1,000件以上。しかも以前は領収書を何枚も貼り付けた紙を各部署から上げてもらい、それを手作業で申請データと突き合わせるしかありませんでしたから、相当な作業量が経理部にも発生していました。Ci*X Expenseであれば領収書もすべて申請時に画像データとして取り込めるので、ペーパーレス化という長年の課題も一気に解決できると感じました」
と印象を話します。

経費精算を申請する側だけでなく、これに対応する経理部門も業務負荷を軽減できる。しかも月に千枚単位で発生していた紙の帳票類が不要になるため、コスト削減も可能になる。この判断が今回の導入において決定的な要因となりました。
「大量の紙が不要になったことからコスト削減の効果も絶大だったのですが、実感した大きな効果はもう1つあります。それは申請から承認までのスピードです」

一つひとつの経費精算を承認するプロセスがシステムで完結できるようになったため、社内システムへの接続環境があれば、申請者も承認者も、いつでもどこでも処理を行えるようになりました。承認完結までのあらゆる行程で業務スピードの改善が生まれているというのです。
「当初からスピードアップはある程度予想していましたが、結果として実に驚くべき改善が実現しています。社内で効果測定を実施したところ、申請者側では50%、最終承認者側でも40%もの工数を削減できていたのです」
「これまでは承認する際、金額の妥当性は経理担当者の経験値によって判断していたのですが、Ci*X Expenseの導入によって、例えば交通費を申請する際には最短ルートでないと警告が出る等のエラーチェックが行われるので、そもそも金額が誤った申請はできないようになりました。おかげで承認の精度もスピードも格段に上がったと思います。その分これからは、経費が何に使われたか、適正な支出かどうかという分析に時間を使えます」

さらに石井氏はこう続けます。
「新システムの導入対象となった国内のグループ会社8社は、それぞれ経理規程が異なり、これに対応する機能をCi*X Expenseが備えていたこともスムーズな導入に繋がりました。ですが、導入してみると各社の経理規程の違いが鮮明になり、グループ全体のルールを統合する道筋も見えてきたんです。今後は更なる業務効率化に向けて経理規程の統一を目指したいと思います」

ペーパーレスがもたらした新たな可能性

経費精算の課題を解決しただけでなく、意思決定プロセスまで改善できた。全社レベルの働き方改革を大きく前進させたプロジェクトでした。

小野崎氏

Ci*X Expenseの導入でペーパーレスが実現し、業務負担軽減、スピードアップ、意思決定の清流化…等々の効果を得た曙ブレーキ工業では今、新たな可能性も検討していると小野崎氏はいいます。
「ペーパーレスの実現によって、場所を選ばず経費の申請や承認ができるようになりました。つまり現状の経費精算業務が効率化されただけでなく、拠点の精算業務を本社に集約することもできるようになったのです。今後はシェアードサービス化も視野に入れ、各拠点の社員が製造・販売・研究開発等に注力できる環境づくりを目指していきたいですね。」

2019年8月更新

曙ブレーキ工業株式会社 会社概要

  • 社名曙ブレーキ工業株式会社
  • 本社〒348-8508 埼玉県羽生市東5丁目4番地71号
  • 設立1936年(昭和11年)1月25日
  • 資本金199億円(2019年3月末現在)
  • 売上高(連結)2,437億円(2018年度)
  • 従業員数(連結)8,678名(2019年3月末現在)
  • 事業内容各種ブレーキおよびその構成部品・関連部品の製造・販売・研究開発
  • 記載情報は取材時(2019年5月)におけるものであり、閲覧される時点で変更されている可能性があります。予めご了承ください。

関連ソリューション