宗像市×スマートソサイエティ

DXコーディネーターの派遣で、住み良いまちづくりを後押し

−宗像市は、2021年にデジタル化推進室を立ち上げ、情報政策の推進やIT技術の活用に取り組んできました。当時はどのような課題があったのでしょうか。

尾園博保（以下：尾園）：市役所では紙の文化が根強く残り、今も多くの紙を使っています。平成６年（1994年）に他の市町村に先駆けて“窓口申請の効率化”を謳い、ハンコレスを始めましたが、実態はハンコを押さなくなっただけで、紙を使うことに変わりはありませんでした。しかし、デジタル庁の発足が決まった直後、宗像市もトップの素早い判断で「デジタル化推進室」を立ち上げることとし、市民サービスや庁内業務のDX推進へと舵を切りました。

島隆（以下：島）：「デジタル化推進室」の設立から半年後に「DXコーディネーター」という肩書きで宗像市に派遣されましたので、反発もあるだろうと覚悟していました。ところが、幸いにも今までそのように感じた場面はありません。わずか半年の間に、職員にデジタル化が浸透していたように感じましたが、理由はなんだったのでしょうか。

尾園：転換期は、新型コロナウイルスの感染拡大です。給付金の申請書やワクチンの接種記録を管理するために、市役所では膨大な量の紙を処理していました。通常の業務に加えて新たな仕事が生じて時間外勤務が大幅に増えた上に、スピードと正確性も求められる状況でしたので、疲弊する職員も少なくなかったですね。もう従来のやり方では無理で、デジタル化により業務効率を格段に向上させるしかない、と多くの職員が認識したはずです。オンライン会議やキャッシュレス決済など、日常生活でもデジタル化が急速に進んだことも意識の変化につながったと思います。
実際に市役所内でデジタル化を浸透させるにあたっては、トップダウンとボトムアップを使い分けました。「デジタル化をやるぞ！」という強い意志表示はトップから発信してもらい、各課にはデジタル担当職員を配置しました。若手が多かったこともあり研修内容のキャッチアップも早くて、各課の中で「こんなのはできない？」と相談されると、すぐに動き出してくれましたね。そこに島さんが専門的な見地から、デジタルツールの効率的な利用方法や人的ミスを軽減する工夫、などを助言してくれるので、さらに効果的で。ＤＸ推進を力強く後押ししてくれました。

−DXコーディネーターが派遣されるまでの経緯と、何を期待されていたかを教えてください。

島：ISIDでは以前から自治体DXの支援をおこなっており、2021年8月には「スマートソサエティセンター（以下 SSC）」という専門の組織を立ち上げました。SSCでは行政DXのためのデジタルツールの提供に加えて、業務全体を俯瞰してプロセスの可視化と課題分析を行う「自治体DX推進アドバイザー業務」も行っています。その一環で、私が宗像市に出向することになりました。

尾園：SSCの誕生は、ISIDが自治体DXに本気で取り組んでいく、という強い意志を感じるものでした。ISIDとは10年近いお付き合いがありましたが、社員を派遣するとまで言ってくれたときは、大変心強く感じました。SSCが得意とするBPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）や業務の棚卸しへの期待値は大きかったですね。役所の職員は真面目ですから、５段階で完了する作業は、５段階を全て実施することが正しいと思っています。でも、民間の目を通すと、３つ目はいらないよね、４つ目はデジタル化できるよね、というのがわかるわけです。もう一つ、ISIDにはデジタル化推進室の人材育成も期待していました。実際、島さんは現場の社員向けに研修を行ったり、デジタル技術の活用に関する各部署からの相談に乗ったりしてくれています。

−DXコーディネーターの派遣は、宗像市役所のDX推進にどんな影響を与えましたか。

尾園：スピード感が全然違ったと思いますね。ITベンダーの方とお話する際、こちらに知識がないと話している言葉も難しく感じます。その言葉を、島さんが噛み砕いて、こういうことだよと説明してくれるので、全員の理解が進みます。職員が理解して進めるのと、理解せずに進めるのではスピードも結果も違いますから。

島：平易でわかりやすく、ゆっくりお話しすることを心がけているのは確かです。ITやシステム関連の言葉は専門的で難しいので抵抗感を感じやすいものですが、市役所の業務に対して、こういう業務だったらこういう技術を使うと、こう変えられますよ、とお伝えするとよく理解していただけました。デジタル技術を導入することが目的ではなくて、市役所の職員の皆さんのお仕事を楽に正確にするのが目的なので、デジタル技術をツール（手段）と捉えてもらえたらいいですね。ひいては、それが市民の方々に利便性の向上にもつながりますし、そういうお役立ちの仕方が、ISIDの理想とするところです。