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「リース会計基準」の審議動向(リース期間について)

SKJ総合税理士事務所 所長・税理士 袖山喜久造

第2回 経費精算の電子化の進め方

袖山喜久造   

近年、特に今年に入ってからのコロナ禍においては経費精算業務自体の電子化を検討する企業が激増しています。直接業務に関係ない間接業務である経費精算を行うために会社に出社することでテレワーク対応ができなくなるというのでは感染拡大予防に逆行することになり、こうしたテレワーク対応のためにも電子ワークフローのによる承認行為は必須となります。本稿では、経費精算業務の電子化に関する検討手順について解説します。

1. 経費精算システムの導入
経費精算業務を電子化する場合、新たなワークフローを導入することになりますが、電子ワークフローの利点は、全ての承認業務について社内の押印行為がなくなることです。精算書現物の持ち回り決裁や押印行為がないことから、社内において精算データの作成や領収書の糊付けは不要となります。

電子帳簿保存法(以下、「電帳法」といいます。)の申請を行う場合、電帳法で規定されている法令要件を満たす機能が導入システムに具備されていないと、承認を受けることはできません。以下、システムの電帳法要件を簡単に記載しますのでチェックしてみてください。

<システム要件チェック表>
□ 経費明細に領収書等が添付できる
□ 添付された領収書等のデータにタイムスタンプ(※)が付与できる
□ 保存された領収書データが法定期間保存可能である
□ 保存された領収書データは法定保存期間閲覧可能である
□ 領収書データを差し替えや削除した場合に、訂正削除前のデータが確認できる
□ 領収書の訂正削除データは正しい領収書データと関連性が保持されている
□ 経費申請者が確認できる
□ 経費精算データと会計システム仕訳データの関連性が保持されている
□ 課税期間中のすべての領収書データの検索が可能である
□ 検索条件は、日付、金額では範囲指定ができること、また、その他主要な項目で複合条件設定ができること
□ 検索結果が、速やかに整然とした形式で明瞭に表示されること
□ システムの操作マニュアルが備え付けされている

※一般財団法人日本データ通信協会のタイムビジネス信頼・安心認定制度時刻認証業務の認定タイムスタンプ局(TSA)が発行するタイムスタンプでなければなりません。

2.入力機器の選定
国税関係書類のスキャナ保存に使用する機器については、規則第3条第5項第2号で規定されているスペックを有している必要があります。領収書は重要な書類に該当しますので、カラースキャナを使用する必要があります。解像度、色の階調、大きさ情報の保持などの設定をしたうえでスキャニングする必要があります。

スキャナ機器は、領収書の形状に合わせてスキャニング作業がしやすい機器を選定することが必要です。経費精算の場合、領収書の入力機器はスマートフォンを利用する場合が多くなると思います。スマートフォンで入力できるのは、原則として経費精算の申請者が撮影する場合に限られます。

スマートフォンを入力機器として使用する場合、会社所有、個人所有どちらも使用可能ですが、使用する機種とと台数、設置場所を申請書に記載することになりますので、事前に調べておく必要があります。スマートフォンやデジカメで撮影する場合には、388万画素以上で設定し撮影が必要です。スキャナ機器を使用する場合には、スキャニングの設定をカラーとし、200万画素以上でスキャニングを行います。スキャナ機器についても使用する機種と台数、設置場所を申請書に記載することになりますので、事前に調べておく必要があります。

3.スキャナ保存の入力体制を構築
経費精算に係る領収書等のスキャナ保存を行う場合、電帳法で規定されている適正事務処理要件という適正に入力できる社内体制を構築し、新たに社内規程や業務フローの整備をする必要があります。これらの社内規程や業務フローは提出する申請書に添付することになりますので、申請期限までには作成しておく必要があります。

(1)適正事務処理規程・国税関係書類のスキャナ入力に関する事務処理規程等電帳法施行規則第3条第5項第4号は、平成27年度改正で新たに設けられた重要な書類のスキャナ保存を申請する場合の要件となります。領収書等の重要な書類のスキャナ保存に当たっては、領収書等の受領からタイムスタンプを付与して保存するまでの一連の事務を二人以上の体制で行わなければなりません。また、入力事務に携わる者以外の者がスキャナ保存に係る事務処理の定期検査及び不備があった場合の改善の体制などを構築し、正しくスキャナ保存を行うことが必要です。規程等の作成方法については次回メルマガで解説します。

(2)業務フローの作成
業務フローは、スキャナ保存を行うための事務処理規程に定められた事項に基づいて実際に国税関係書類のスキャナ保存に係る入力手順をフロー化したものです。事務処理規程で定められた事項に従って、各申請書類の発生する場所や業務ごとに業務フローを作成します。業務フローは、入力事務の最初から最後まで細部にわたり作成することが必要です。業務フローの作成については、次回メルマガで解説します。

4.承認申請書の作成・提出
国税関係書類のスキャナ保存の承認申請書は、領収書等の電子保存を開始する日(以下、「書類の保存に代える日」という。)の三月前に所轄税務署長に「国税関係書類スキャナ保存による保存等の承認申請書」を提出しなければなりません。国税関係書類の場合には書類の保存に代える日は課税期間の途中からでも申請可能です。

(1)申請書及び添付書類の準備
承認申請書を所轄税務署に提出する際には、承認申請書のほかに申請書に記載した内容を補足するために添付書類が必要となります。JIIMA認証を受けている製品を使用して申請する場合には、システムに関する添付資料は必要ありません。前項の適正事務処理要件が満たされた社内体制があることがわかるように、社内規程等や業務フローを添付します。

(2)申請書提出後の税務当局への対応
申請書の提出後は、税務当局の担当部署において申請書の書面審査が行われます。審査に当たって確認ができない事項や追加の確認資料が必要な場合には、審査担当者から問い合わせ等がある場合があります。この場合には、回答や追加資料を提出することになりますので対応が必要です。

5.社内マニュアルの作成等
税務署への承認申請書を提出してからは、実際に運用開始するまでの期間で電帳法に対応した入力体制で運用を始めなければなりません。特に経費精算業務は、全ての社員が対象となりますので、運用方法についての社員トレーニングをはじめ研修等の開催計画などを検討します。

次回は「社内規程・業務フローの作成」について解説します。

SKJ総合税理士事務所

中田雑感

「リース会計基準」の審議動向(リース期間について)

公認会計士 中田清穂

こんにちは、公認会計士の中田です。このコーナーでは毎回、経理・財務にかかわる最近のニュースや記事などから特に気になる話題をピックアップしていきます。よくある、無味乾燥なトピックの紹介ではなく、私見も交えて取り上げていきますので、どうぞご期待ください。

8月13日に開催された企業会計基準委員会(ASBJ)の審議資料が、ASBJのサイトに掲載されています。
https://www.asb.or.jp/jp/project/proceedings/y2020/2020-0813.html

ここで掲載されている審議資料の中に「審議(1)-2 リース期間」という資料があります。この資料は、リース期間の決定について検討することを目的として、ASBJの事務局が作成した資料です。

この資料を審議の出だしとして使うわけです。
この資料を示すことで、会計基準を作っていく過程で、いろいろな意見がある中で、「1つの考え」に基づいて文書にして、賛成・反対や過不足などを出しやすくすることができます。
ただ、「突拍子もない考え」に基づいたものでは、意見をまとめていくことはできないので、意味がありません。
したがって、意見を出していくとしても、「大きなブレ」が生じないものである必要があります。

ということは、このASBJの事務局が作成した文書で示された方向性が、最終的には会計基準として反映される可能性が非常に高いと言えるでしょう。

今回の審議のテーマは、「リース期間」でした。
ASBJの事務局が作成したこの文書の12ページ目の第21項に、「事務局の提案」という見出しで、以下のような記載があります。

『次の理由から、リース期間については、次項の対応を別途行うことを前提として、ガイダンスを含めて基本的にIFRS第16号との整合性を図ってはどうか。』

これは、日本のリース会計基準として、IFRSの「リース期間」の規定を取り込む方向だということを意味します。

具体的には、従来のオペレーティングリースを含む「すべてのリース」を対象とすることを前提として、賃借りしている物件の「リース期間」を「契約上の期間」だけではなく、「更新して借りる期間が延びていく場合の期間」も含めることになります。

例えば、借りて使用している本社・営業本部などのオフィスについて、「賃貸借契約書」に「数か月前までに契約終了の申し出をしない限り自動的に更新される」などの記載がある場合には、契約書に記載されている期間だけではなく、「いつまで更新して借り続けるのか」を見積もった期間を加える必要があります。
当然、契約書記載の期間よりも伸びます。

リース負債の計算は、「毎月支払う賃借料」に「リース期間」を乗じ、その金額から利息に該当する部分を控除して計算します。

したがって、今回の事務局提案で示された方向で会計基準がFinalになると都心の物件などで、賃借料が高く、当面引っ越す予定のないオフィスについては、リース負債及びリース資産が巨額になる可能性があります。また、ROAなど、資産を用いる財務指標に与える影響も大きくなる可能性もあるので、今後もASBJでの審議状況をウォッチしていきたいと思います。

公認会計士 中田清穂氏のホームページ

メルマガ事務局より

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