部品メーカーC社研究開発部門

共同プロジェクトで情報漏えいの危機・・・
企業間プロジェクトにおける文書・情報管理法とは?

多くの特許を持ち外部企業や大学と共同開発を進めるC社は、社外と複数のプロジェクトを同時に進める必要があった。しかし、管理が煩雑となり情報漏えいのリスクが・・・。

課題

共同開発プロジェクトの情報管理が煩雑に

複数の特許を持ち、外部の企業と共同開発を進めている部品メーカーC社。そのプロジェクトの進行において、機密情報の共有・交換は必須となっていました。しかし、プロジェクトの数が増えるにつれ、情報やメンバーの管理が煩雑になっていったと言います。また、プロジェクト単位においても情報の共有・交換に時間がかかり、開発に影響が出始めていたのです。

「同時に複数のプロジェクトが動き、関わる人も多くなってきたため、情報漏えいの不安がいつも頭から離れませんでした」と担当のK氏は振り返ります。

文書共有手段が細分化し、手間と時間が・・・

C社の社外との文書共有手段は、機密レベルによって、メール送信、紙での郵送、細分化された文書管理システムへの格納など手段を分けて行っていました。また、現在使用しているシステムではセキュリティが担保できず、社外とのやり取りにおいて一部でしか使用できなかったのです。このような共有手段の細分化により、手間と時間を要しプロジェクトの進行を妨げていました。

そんな折、他社で機密情報漏えいの一報が入り、間もなく上司から社外との情報の取り扱いを強化するよう通達が。K氏は急な通達にどう対応してよいか分かりませんでした。

課題のポイント

  • プロジェクト数が増えるにつれ、社外との機密情報の管理が煩雑になっていた

  • 社外との情報共有は、機密性によってメール、郵送、文書管理システムへの格納など共有手段を分ける必要があった

  • 文書共有・交換が一元化されず煩雑になっており、情報漏えいのリスクが高かった

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