昭和電線ホールディングス株式会社 Ci*X Expenseで経理の精算業務時間を50%削減 グループ会社に横展開へ

  • 会計

写真左より プロジェクトを推進した水島亮氏(昭和電線ホールディングス株式会社 経理部 経理課 主任)、竹内巧氏(同 経理部 経理課 課長)

1936年の創業以来、電線・ケーブルや免震装置等をはじめとする製品・サービスを、建設・電力・通信分野を含む幅広いインフラ市場に提供してきた昭和電線ホールディングス株式会社。近年は、酸素含有量が極めて少ない「無酸素銅線」を用いた環境対応車向け製品や高性能電子機器向け製品、また高電圧電力ケーブル・コネクタとその敷設工事をパッケージ化した製品がシェアを伸ばすなど成長を続けています。

2021年、同社が取り組んだのが、紙ベースの経費精算業務からの脱却です。新型コロナウイルスの感染拡大により、同社でもテレワークが浸透。しかしながら、従前は紙の回覧が必要な経費精算システムだったため、申請や承認のためだけに出社する必要があり、新しい働き方への転換の足枷となっていました。そこで採用を決めたのが、ISIDが提供する「Ci*X Expense」でした。

Ci*X Expenseの導入により、外出先やテレワーク先でも、領収書の写真を撮影しその画像を添付して申請が可能に。さらに承認側の経理では、例えば交通費申請における経路の妥当性や定期区間の控除等、システムでチェックできる項目が大幅に増え、申請から承認までのスピードが格段に上がりました。
Ci*X Expense導入プロジェクトのリーダーを務めた経理部経理課 主任の水島亮氏は「Ci*X Expenseのおかげで、経理の作業時間を50%以上削減できました。使いやすいインターフェースで、必ず省力化に繋がると感じた、当初の直感は間違っていませんでした」と話します。

紙ベースの経費精算業務からの脱却を目指す

新型コロナウイルスの感染が拡大する中、テレワークを推進するには、紙ベースの経費精算に限界がきていたと水島氏は話します。
「テレワークが本格的に始まる中で、紙のやり取りのためだけに出社するのは違うだろうという声が社内からもあがっていました。従前の経費精算システムを導入してから7年が経過し、処理量も増える中でサーバーの容量がひっ迫している状況もあり、早急に新たな経費精算システムの検討が進められたのです」

それまでは自社開発の経費精算システムを使用。作りがシンプルだったこともあり、複雑な社内規定を運用するのに、入力の仕方を工夫する必要がありました。
新しい経費精算システムを導入するにあたり、法令への迅速な対応やメンテナンス負荷の軽減のため外部のサービスを検討することとなります。ISIDとは以前から別製品での付き合いがあったこともあり、検討するサービスの一つとしてCi*X Expenseも候補に挙がりました。

「Ci*X Expenseを含め、全部で4つのサービスを比較しました。想定ユーザー数2,000人程度の規模感に合っているか、複雑な社内規定に対応できるか、ITに慣れていないユーザーでも操作しやすいか、など多角的に検討を進めました。Ci*X Expenseはデモ機を見たとき、マニュアルレスを謳うだけあって、一番使いやすいと思いましたね。価格的には優位性のある他製品もあったのですが、Ci*X Expenseなら必ず省力化に繋がると感じました。業務効率を考えると製品の価格以上の効果が得られると、上司を説得しました」と水島氏は語ります。

複雑な社内規定や承認ワークフローに対応

ISIDは、ユーザーの要望を細かいところまで拾い上げて実現してくれました。

水島亮氏(経理部 経理課 主任)

導入に際し、まず大きな壁となったのは、複雑な社内規定をどうシステムに反映するかでした。
「ISIDとは何度も打ち合わせをして、こちらの要望を本当に細かく拾い上げていただきました。これでもかというくらい話を聞いてくれるんですよね。おそらくプロジェクトの最後には、当社の社員よりも社内規定に詳しくなっていたのではないでしょうか」と水島氏。

承認階層が大変複雑で、ワークフローの構築にも頭を抱えたといいます。
「社内規定の複雑さや兼務者の多さから、承認階層が複雑で、それをシステムでどう実現するかとても苦労しました。汎用的なマスタを活用して、事業所ごとに承認先を振りかける等、マスタの持たせ方をいくつも提案してもらい、どれであれば実現できるか、検証するプロセスを何度も踏みました。最終的にアドオンなしの設定のみで実現できたのは大きかったです」と水島氏は振り返ります。

こうして、2021年8月より本番稼働がスタート。まずは、昭和電線ホールディングスとグループ会社2社に導入され、現在、約2,000人のユーザーが利用しています。外出先でも、スマートフォンで領収書の写真を撮影し、その画像を添付して申請できるようになったので、経費精算のためだけに出社をすることがなくなりました。また、モバイルの交通系ICカード読取アプリを活用して利用履歴から選択するだけで申請できる機能も好評だといいます。
「ITに慣れていない社員からは、多少の問い合わせがありますが、一度説明するだけで理解してもらえるので以前と比較し問い合わせ件数が圧倒的に少なくなりました。これまでは、システムの入れ替えがあると地方にある事業所経理からの質問も多かったのですが、一切なくなりました。これはCi*X Expenseの画面の使いやすさ、機能のわかりやすさのおかげです」

また水島氏は、Ci*X Expenseには伝票を承認する上長や経理にとっても助かる機能が備わっている、と続けます。
特に承認作業の負荷が軽減できたのは、事前に設定したルールと違う入力に対して、申請前にエラーメッセージが出る機能。これにより、入力漏れやルールにそぐわない申請が上がってくるということがなくなりました。
「今までは、それらを私たち経理部がすべてチェックしていました。間違ったものは申請をやり直してもらうなど、面倒なやり取りが発生していたのです。今は例えば交通費申請における経路の妥当性や定期区間の控除等、システムでチェックされる項目は確認しなくていいので、経理のチェック時間は大幅に減りました」

自分たちですべてのグループ会社に展開

昭和電線ホールディングスは、今後傘下のグループ会社全てにCi*X Expenseを展開していく方針です。ユーザー自身でグループ会社展開を進められるよう、ISIDはその導入マニュアルを用意しました。
「今回合計3社の導入に成功し、プロセスは分かったので、マニュアルに沿っていけば自分たちだけでもできるだろうと。Ci*X Expenseには会社間でマスタをコピーして使える機能があるので、社内規定が同じ会社には、導入を省力化できると考えています。また、細かいところではあるけれど、それぞれの会社で項目名を変更できる点も良かったです。各社独自の言い回しや用語があるため、そこを変更することで、新しいシステムへのハードルを少しでも下げることができると思います」

削減できた時間を、よりクリエイティブな業務へ

経理の作業時間を50%以上削減できました。使いやすいインターフェースで、必ず省力化に繋がると感じた、当初の直感は間違っていませんでした。

水島亮氏

水島氏は、Ci*X Expenseの導入によって、経理の作業時間を50%以上削減できたと語ります。この削減した時間を、今後どのように活用していこうと考えているのでしょうか。
「上長などは、通常業務も忙しい中、経費精算の承認作業をやらなければならない。月末等はそのために退勤が遅くなるということもあったと聞いています。しかし、Ci*X Expenseのおかげで、経費精算業務にかける時間が大幅に削減されましたね。今後は各部署の上長も、経理部門も、もっとクリエイティブな業務に意識が向けられるようになるでしょう。そういう意味でも、今回のプロジェクトは本当に大成功だったと思っています」

コロナ禍の中にも関わらず、ISIDの提案型のプロジェクト進行によりCi*X Expense導入プロジェクトは非常にスムーズに進行しました。水島氏は、プロジェクト全体を通して、ISIDのサポートへの印象を次のように語ってくれました。
「以前から別製品でもISIDとはお付き合いがありましたが、一貫して感じるのは、ユーザーの要望を細かいところまで拾い上げて実現してくれるという点です。今回も、一般社員、上長、経理担当すべてにとって使いやすいシステムを入れてもらい、最初の直感は間違っていなかったと感じています。今後とも引き続きお付き合いできればと思います」

2022年2月更新

昭和電線ホールディングス株式会社 会社概要

  • 社名昭和電線ホールディングス株式会社
  • 本社所在地〒210-0024 神奈川県川崎市川崎区日進町1-14 キューブ川崎
  • 設立1936年5月26日
  • 資本金242億2,100万円
  • 従業員4,319名(連結)
  • 事業内容電力ケーブル・電線・電力機器・巻線などのエネルギーシステム事業
    光ファイバケーブル・光加工品・ワイヤーハーネスなどの通信デバイス事業
    免震部材や事務機器用部品などのデバイス事業
  • 記載情報は取材時(2021年11月)におけるものであり、閲覧される時点で変更されている可能性があります。予めご了承ください。

関連ソリューション