株式会社WOWOW 経費精算システム「Ci*X Expense」によるペーパーレス化で働き方改革を推進

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1991年、日本初となる有料の民間衛星放送局として開局したWOWOW。スポーツや音楽、映画、ドラマなど、世界中から選りすぐったエンターテインメントや自社制作のオリジナルコンテンツを提供し、着実に加入者を伸ばしてきました。2021年には開局30周年を迎え、加入者数約280万人にも及ぶ一大メディアとして、独自の存在感を放っています。

近年は、ネット動画配信サービスの台頭もあり、更なるコンテンツ力の強化、新規サービスの創出に向けて、社員一人ひとりの能力を最大限に発揮するための働き方改革を推進。その一環として経費精算業務の効率化が図られることとなり、WOWOWが選択したのが、ISIDが提供する経費精算システム「Ci*X Expense」でした。導入に際しては、Ci*X Expenseのパフォーマンスを最大化するため、業務フローの変革まで進めたといいます。
2021年4月、全社員向けに本格稼働が開始。電子帳簿保存法に対応したことで、ペーパーレス化も大きく前進しました。
導入プロジェクトを統括した経理部部長の西岡知之氏は、「社員から高い評価を得ています。領収書はスマートフォンから撮った写真の添付で良いので、出先の隙間時間を使って申請や承認ができるようになったという声が多くの社員から届いています」と語ります。

10年培ってきたISIDとの信頼が決め手に

WOWOWでは、新しいコンテンツやサービスを生み出すための時間をいかに捻出するか、生産性向上のためにどう業務を効率化するかという課題に取り組むため、2018年から2020年の３カ年で、全社で働き方改革に取り組んでいました。それと並行して、経理部では経費精算業務の効率化を検討していました。
「経理の仕事はどうしても紙に縛られてしまい効率化ができていないと、ずっと思っていました。まずは経費精算業務を電子化できないかと検討をしていたところ、今回、会社が働き方改革を進めるということで、うまくその流れに乗れました」と西岡氏は語ります。

従来は既存の会計システムが提供している経費精算機能を使用していましたが、今回は会計システムに縛られることなく、多くの選択肢の中から自社に最適な経費精算システムを検討していきました。そして、最終的に導入を決めたのが、ISIDの提供する「Ci*X Expense」。その理由を西岡氏は次のように語ります。
「ISIDとは、他のシステムで約10年間の付き合いがありました。その中で、以前から紹介してもらっていたのが、Ci*X Expenseです。使い勝手がよく、かゆいところに手が届く印象。さらに製品化されているのでメンテナンス負荷が低く、バージョンアップするたびにサービスが向上する一方で、メディア業である当社の独自の要件も実現できる拡張性の高さも魅力でした」

「Ci*X Expense」に合わせて、社内規定を変更

マニュアルがなくても社員から問い合わせがなかったことには驚きました。UIが優れている証拠です。

経理部　八木岡暁氏

システム選定後、新型コロナウイルスの感染が拡大し、プロジェクトはリモートで進められました。
「当初はリモートワークに慣れない中で、経理業務の繁忙期とプロジェクト進行が重なることもあり苦労しました。しかし、中でも苦労の多かった既存会計システムとの連携部分や、マスター整備では私たちの領域にまでISIDの皆さんが踏み込んで、一緒に進めてくれて大変助かりました」とプロジェクトリーダーを務めた八木岡暁氏は振り返ります。

また、システムの導入と同時に、非効率の原因となっていた古い社内規定の変更も実施しました。
「例えば、人事部に提案して複雑だった出張の規定を見直しました。関連しそうな部門とは早めに連携を取って、業務全体として良くなるように進めていきました」と八木岡氏。

システムが変わることへの現場社員の心理的障壁を下げるため、各部署から推進役となるユーザーを選出し、検証段階で意見をもらうとともに、本番導入時の部員サポートも担ってもらいました。
「本来は社員向けのマニュアルなども必要なのでしょうけれど、自分で使ってみて、マニュアルがなくてもいけるなと感じました。導入後、マニュアルについて社員からは何も問い合わせがなかったのは驚きましたね。UIが優れている証拠です」と八木岡氏は語ります。

ペーパーレス化によって大きく変わった働き方

こうして、2021年4月、WOWOWとグループ会社合わせて1,000人規模の社員が利用するCi*X Expenseの実運用が開始。電子帳簿保存法に対応したことで、領収書を紙で回覧する必要がなくなり、スマートフォンで撮った写真を添付し申請することが可能になりました。また、写真の文字をAIで認識し、日付、金額、支払先を自動入力するAI-OCRも導入し、入力の負荷も軽減できるようになったといいます。

「システムが刷新されるとネガティブな意見が寄せられることが多かったのですが、今回のシステム導入については、社員からは非常に高い評価を得ています。会社にわざわざ行くことなく写真や電子データを使って申請や承認ができるのが良いという声が多くの社員から届いています」（西岡氏）

「入力時にシステム側でデータをチェックしてアラートを出してくれるので、入力ミスが確実に減りました。これまでは承認者が細かく見て入力値を確認する必要がありましたが、自動でチェックされるので作業負荷が大幅に低減したと感じます」（八木岡氏）

ペーパーレス化が進んだことで、経費を申請する現場社員だけでなく、経理部の業務も効率化が進んだと西岡氏は話します。「以前は、過去の請求書や領収書について、現場からの問い合わせが高い頻度であったのですが、今は全くと言っていいほどなくなりました。Ci*X Expenseを立ち上げれば自分で確認できますからね」

上司の承認待ちの書類が滞留することもなくなり、紛失した伝票をみんなで探すようなこともなくなりました。経費精算業務は、圧倒的に速くなったと西岡氏は続けます。
「経理部はどうしても紙を扱うのでリモートワークがなかなか難しかったのですが、Ci*X Expenseのおかげで、今は週に数回はできています。一部取引先の都合もあり紙が残っている部分もありますが、紙を扱う量は以前と比べて1/5程度に減ったのではないでしょうか」

インフラ環境には、ISIDが提供するマネージドクラウド「Ci*X PAS」を採用。セキュアかつ堅牢なプライベートクラウドで、インフラの構築から運用までワンストップで支援します。八木岡氏はそのメリットを次のように語ります。
「オンプレミスでサーバーを持つことに比べれば導入も楽でしたし、稼働後のトラブル対応やメンテナンスなども含めて、労力は大幅に軽減できました」

「Ci*X Expense」の進化に期待

できないことはできないとはっきり言ってくれた上で、最善策を一緒に考えてくれる。とても真摯な対応だと感じました。

経理部部長　西岡知之氏

今回の導入にあたり、WOWOWのプロジェクトメンバーから、Ci*X Expenseの機能面に対する要望が挙がりました。「ISIDは、汎用的な機能や使い勝手については積極的に製品にも取り入れてくれ、逆にできないことはできないとはっきり言ってくれました。できない中でも最善策を一緒に考えてくれるのですよね。とても真摯な対応だと感じました」と西岡氏。

西岡氏は、コンテンツを届けるWOWOWと、ソフトウエアを届けるISIDは、何もないところからサービスを生み出しているというところで共通していると話します。
「私たちも常々思っているのですが、サービスを届ける側はサービスを一方的に押し付けるのではなく、サービスを利用するお客様が本当に何を求めているのかをしっかり考えていくことが大切ですよね。プロジェクト内で、様々な意見を取り入れ、実現してくれたISID。導入して終わりではなく、今後もユーザーの声を聞いてCi*X Expenseをさらに良い製品へと進化させてくれることと期待しています。私たちからも、引き続き意見を出していきたいと思っています」

2021年11月更新

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