福岡県宮若市 申請書類のデジタル化と職員の業務効率化で行政サービスの質向上を目指す

「宮若市は、職員数も予算も規模の小さな自治体です。だからこそ、職員は限られた条件の中で効果を出すために、“市民のための行政サービスを考える”ことにもっと注力していかなければと思っています。そして、より良い施策につなげて市民に還元していくこと。これこそが私たちが果たすべき役割です」と、吉田氏。

一方で、コロナウイルス感染症の影響で、職員は特別定額給付金などの給付事務やワクチン接種などのイレギュラーな対応に追われ、業務負荷が増えている現実もあります。「そんな時代だからこそ、ICTの力で業務の効率化を実現させたいと考えました」と吉田氏は説明します。

実際に市の業務のデジタル化を牽引しているのは、総務の実務経験もあり職員時代には電算化を強く推進していた市長でした。「市のICT化を進めていく上でも電子申請システムの導入に積極的に取り組んでほしい」と強く要求されていることもあり、吉田氏もできるだけ早いタイミングで導入したいと考え、複数社に声を掛けました。

そこで吉田氏をはじめ宮若市の職員が選定したのはISIDでした。 「ISIDは私たちが想定していた“電子申請システム”の範囲にとどまらず、職員の業務効率化も実現できる仕組みを提案してくれました。自治体のDXは市民サービス向上だけでなく、職員の業務効率化との両輪が必要という話は説得力がありました」

宮若市では児童手当の現況届から電子申請システムの活用をスタートさせました。吉田氏は、
「コロナ禍で密を回避するため現在は郵送でも受け付けているので、どこまで利用されるかわかりませんが、今後はスマートフォンの二次元コードを持参する人が増えると考えています。現況届は申請書の情報を職員が手入力で登録した場合、これまで1件につき平均7～8分の作業時間を要していました。児童手当の現況届の対象者は約1,600人。昨年度までは入力専任の職員が約1カ月かけて入力していましたが、今後はこの時間を大幅にカットできると期待しています」。
さらに、吉田氏は「手入力するとどうしてもミスは避けられない。電子申請システムによって基幹系システムの入力まで自動化できたことは、ミス軽減にもつながります」と続けます。