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ソリューション

Xythos 次世代セキュアファイル管理システム

XythosのプラットフォームであるXythos Document Managerは、100%WebDAV規格準拠のWeb上でセキュアに文書・ファイル管理を行なうサーバソフトウェア製品です。ユーザはインターネットにアクセスできる環境があれば、どこからでもXythosサーバにアクセスできますので、社内の文書共有はもとより、外部拠点や協力会社、関連会社、取引先等とでも、企業のネットワークセキュリティを損なうことなくファイルを共有することができます。

Xythos/JSOXソリューションはこちらをご参照ください


<図1> Xythos概要

コンセプトとその特徴

ユーザーがすぐに作業が始められる直感的な操作性

  • ユーザが使い慣れたWebブラウザからの操作で、長時間の教育は不要
  • 単純明快な操作で、導入後も高い生産性が維持可能
  • 専用クライアントソフト(XythosDrive:オプション)のインストールで、エクスプローラを使ったファイル操作も可能

長期的に活用することを前提とした柔軟な拡張性

  • オープンスタンダードに準拠した仕様のため、ハードウェアやネットワークに依存せず、将来的な利用形態の変更にも柔軟に対応可能
  • サーバ構成としては、最小で1台構成も可能であり、利用状況に応じて、ファイルを格納する外部ストレージの追加など拡張が容易
  • 既存の認証システムとの連携により、Xythos固有のユーザ管理が必要なく、現行システムで一元化することが可能

Xythosアーキテクチャー

ベースとなるXythos Document Managerに加え、各種オプションにより、内部統制の文書管理のみならず、様々な利用方法が可能となり、投資が無駄になりません。


<図2> Xyhtosアーキテクチャー

Xythosサーバへの主なアクセス方法

  • Webブラウザからアクセス
    ファイルのアップロード、ダウンロード、ファイル管理機能等の各操作はアイコンボタンで直感的に操作が可能です。
  • 専用クライアントソフト「Xythos Drive」からアクセス
    クライアントPCからXythosをネットワークマウントし、Windowsエクスプローラによる柔軟な操作性が実現可能となります。さらに、Xythosのファイル管理機能もindowsエクスプローラで右クリックすると表示されるショートカットメニューにてお使いいただけます。また、WebDAV非対応のファイルでも直接編集が可能です。


<図3> Webブラウザからのアクセス


<図4> Xythos Driveからのアクセス

主要機能

URLリンク生成・送信機能

  • 添付ファイルそのものをEメールで送信する代わりに、ファイルへのリンクのURLを作成し送信する機能で、Eメール添付を排除したファイル形式、サイズにとらわれないファイル授受が可能となります。
  • メール容量に関わらないファイルの授受が可能となり、大容量ファイル添付によるメールサーバへの負荷を軽減できます。
  • サーバ上でファイルを一元管理するため、リンクをクリックした時点での最新の情報を参照でき、最新版の確保ができます。
  • ファイルへのアクセス権やアクセス期間、パスワードを設定できます。


<図5> Eメールリンク画面

Eメール通知・証跡(アクセスログ)機能

  • ファイル/フォルダに行われた操作(読み取り、変更等)をEメールで自分宛に通知する機能です。(Eメール通知機能)
  • 他のユーザによるファイル操作を知ることができ、ファイルの更新を逐次確認する場合などに便利な機能です。(Eメール通知機能)
  • URLリンクを送信した相手が、ファイルの閲覧を行ったかどうかの確認を行うことも可能です。(Eメール通知機能)
  • ファイル/フォルダに対するユーザのアクセスログを取得することができます。(証跡(アクセスログ)機能)
  • 他のユーザによるファイル操作を一覧で確認することが可能です。(ログ閲覧機能)


<図6> Eメール通知概要

ワークフロー機能

複雑なフォーム設計や手間のかかるフォームへの入力は一切不要で、既存の文書をそのまま活用できます。

ワークフローの機能概要 −シンプルな3ステップ−

  1. ステップ1 ワークローの経路作成
    管理者がワークフローの経路を作成し、共有
  2. ステップ2 ワークフローの起票
    ユーザはワークフローを開始したいファイルに対して、すでに作成されている経路を選択し、起票
  3. ステップ3 タスク管理
    各ユーザ(ワークフロー関係者)は、タスクにて自分の処理を確認

運用を重視した設計

  • 既存の申請書ファイルをそのまま利用可能、フォーム設計などの事前準備は不要です
  • WordやExcelの従来のファイルを回覧するため、紙ベースの運用からXythosベースへの運用へ、スムーズに移行が可能です
  • ワークフローの経路は、テンプレートとして設定しておくことが可能です
  • フォルダにあらかじめワークフローを設定しておけば、そのフォルダ内にファイルがアップロードされ次第、自動的にワークフローが起票されるため、複雑な操作は一切不要です
  • 承認依頼等は、Xythosから自動的に送信可能です
  • ワークフローの処理に合わせて、ファイルの自動処理(移動、コピー、削除等)が可能です
  • 必要なファイルのみを必要なフォルダに自動的に格納し、ファイルの散乱を防止します


<図7> ワークフロー利用イメージ【受注決済申請ワークフロー】


<図8> ワークフロー利用イメージ【議事録のレビューと承認】

その他

仮想サーバ 管理体系を分けた柔軟なファイルサーバが構築可能(別のファイルサーバを必要としない)
クォータ設定 フォルダ(ユーザ)に対して、ディスク容量上限の設定が可能
版管理 同名ファイルによるバージョン管理が可能
削除したファイルの復元 ゴミ箱機能により、ゴミ箱を空にしない限りファイルを復元することが可能です
ウィルススキャン機能 サードパーティ製のアンチウィルスソフトと連携し、ファイルのアップロード/ダウンロード時に自動的にウィルスチェック可能です
国際化対応 英語、日本語をユーザ毎に切替可能

構成概要

Webサーバ、アプリケーションサーバ、データベースサーバ等の組合せにより、柔軟なシステム構成が可能です。Active Directory(アクティブディレクトリ)との連携も可能です


<図9> Xythos構成概要

導入実績

ユーザ数 350万以上(民間企業、政府機関、教育機関&リサーチ)
顧客数 450(米国、日本、ヨーロッパ)

海外実績

  • General Dynamics (製造業)
  • KPMG(コンサルティング)
  • IDC(調査・分析)
  • ORACLE(IT)
  • SAP(IT)
  • Time Warner(放送・通信)
  • Merrill Lynch(金融)
  • Wells Fargo(金融)
  • NASA(政府機関)
  • NATO(政府機関)
  • US Navy(政府機関)
  • US Air Force(政府機関)

国内実績

  • 自動車、自動車部品
  • 鉄鋼業
  • 化学
  • 精密機器
  • 流通(外食、小売り、家電量販)
  • 製薬業
  • 重工業
  • 印刷業
  • 不動産
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利用イメージ

内部統制事務局におけるコンプライアンス対応

想定シナリオ その1

  1. 事務局がマニュアル(手順書、テンプレート)をアップロード
  2. 事務局が上記ファイルの格納先を子会社、監査法人へXythosからEメール送信
  3. 子会社、監査法人が参照

想定シナリオ その2

  1. 子会社が事務局から指定されたフォルダに内部統制報告書をアップロード
  2. 子会社がアップロードした旨、事務局にXythosからEメール送信
  3. 事務局が確認(参照)

システム例: 内部統制文書管理システム、コンプライアンス関連文書管理システム


<図10> 利用イメージ【内部統制事務局におけるコンプライアンス対応】

製造業における図面共有

想定シナリオ

  1. 設計担当者が図面をアップロード
  2. 設計部門責任者が図面を参照(責任者が出張中でもインターネットから参照可能)
  3. 部門責任者が設計担当者に図面の修正をXythosからEメールで指示
  4. 設計担当者が修正し再度アップロード
  5. 設計部門責任者が修正図面を確認し、格納先を製造担当者へXythosからEメールで送信
  6. 製造担当者が参照し、外注先が必要な図面の格納先を外注先へXythosからEメールで送信
  7. 外注先が参照

システム例: 図面共有システム、図面配信システム


<図11> 利用イメージ【製造業における図面共有】

ワークフローを利用したIT全般統制対応

想定シナリオ

  1. 起票者がシステム変更依頼書をアップロード
  2. 自動的にワークフローが起票され、受付担当に承認依頼メールがXythosから送信される
  3. 受付担当者が承認後、システム担当へ、システム担当が承認後、作業担当、責任者へとシリアルに承認依頼メールがXythosから送信される
  4. 全ての承認が終了後、任意フォルダへシステム変更依頼書がコピーされる

システム例: 社内承認システム、内部統制承認システム


<図12> 利用イメージ【ワークフローを利用したIT全般統制対応】

関連ページリンク

Xythos

開発元: Xythos Software Inc. http://www.xythos.jp

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