ISID、不動産投資サービス大手ケネディクスに文書管理ソフトウェア「Xythos」を納入
〜投資家との情報共有に適用、内部統制強化と業務効率化を実現〜

2009/12/03

株式会社電通国際情報サービス(本社：東京都港区、資本金：81億8,050万円、代表取締役社長:水野　紘一、以下ISID)は、総合不動産投資サービス大手のケネディクス株式会社 （本社：東京都港区、資本金：145億9,151万円、代表取締役社長：川島 敦、以下ケネディクス）に文書管理ソフトウェア「Xythos （ザイトス）」を納入いたしました。

本ソフトウェアの導入により、内部統制に対応した環境の下、ケネディクスの主要ビジネスである不動産のアセットマネジメント^※1業務のさらなる充実を図るとともに、業務の効率化を実現いたしました。

背景

ケネディクスは、2009年9月末現在で9,000億円を超えるアセットマネジメント受託残高^※2をグループ全体で有しており、数多くのファンドで資金を運用・管理しています。投資家や会計事務所など社外の関係者との間で行われるファンド関連文書の授受は、1ファンドあたり1,000ファイル以上にのぼり、従来は電子メールやバイク便と外部のファイル共有サービスを併用して文書の授受を行っていました。このため内部統制対応の観点から、アクセスログや承認履歴が確実に管理できる仕組みの構築が課題となっていました。

また従来利用していたファイル共有サービスは、ユーザー数やデータ容量、アクセス権限の設定方式などに制限があることから利用できるユーザーが限られており、情報共有ツールとしての要件を十分には満たしていませんでした。運用面でも、アクセス権限の設定作業をユーザー毎に行う必要があるため、新規のファンド組成に伴う社外情報共有者の増加や人事異動に伴う設定変更の都度、システム管理者に大きな運用負荷がかかっていました。さらに、電子メールやバイク便を併用することから、多くの処理コストとリードタイムが発生しており、業務の効率化が課題となっていました。

「Xythos」の採用理由

ケネディクスでは、主に以下の点から「Xythos」の採用を決定しました。

1. アクセスログの自動取得やファイルの版管理機能を備えていること。また、ワークフロー機能の活用により承認履歴、承認文書の保管が可能であること。
2. 社内サーバーに導入するソフトウェアのためリソース拡張が容易であること。また、アクセス権の一括登録機能などを備えているため、設定変更作業が容易であること。
3. フォルダ毎にアクセス権限を設定できるため、すべての社外関係者とのファイル共有環境として利用できること。
4. ユーザーはインターネットに接続できる環境があればどこからでも「Xythos」サーバーにアクセス可能で、Webブラウザから簡単な操作で利用できるため、ユーザー側に導入費用や教育などの負荷が生じないこと。

「Xythos」導入の効果

ケネディクスでは、「Xythos」の導入により以下の効果が上がっています。

1. 社外との文書授受におけるアクセスコントロール・証跡管理が可能となり、内部統制に対応する要件を十分に満たしたシステムが構築されました。
2. データ容量の拡張が容易で、アクセス権限設定作業のための業務負荷が軽減されたことから、新規ファンドの追加や人事異動の際にも柔軟かつ迅速な対応が可能となりました。
3. すべての社外関係者とのファイル共有が可能となったことで、電子メールやバイク便での文書授受が無くなり、業務の大幅な効率化と運用コストの削減が実現しました。またファンド単位で行っている月次決算処理に必要な書類の準備に要する日数が半減し、決算業務の迅速化にもつながっています。
4. 「Xythos」の版管理機能により、複数の関係者による契約書作成業務において課題となっていた、最終版管理と更新内容の共有が容易に行えるようになり、契約書管理業務の負荷が大幅に軽減されました。
5. 従来よりも安全で迅速に文書を授受・共有できる環境を、ユーザー側の負担なく提供できたことで、双方の信頼関係強化にもつながりました。

さらにケネディクスでは、社外との文書授受だけでなく、これまでWindowsサーバーにて運用・管理していた社内ファイルサーバーを「Xythos」へ移行しました。これにより、社内の重要文書についてもアクセスログや承認履歴の管理が可能となり、一層の内部統制強化と業務効率化を実現しました。

今後の展開

ケネディクスでは今後一層の顧客満足度向上と業務効率化を図るため、ISIDの支援のもと、「Xythos」の持つ機能を最大限活用していく予定です。また災害時などにも稼動できるよう遠隔地にバックアップ環境を構築し、同社の情報共有基盤としての機能をさらに強化する計画です。

ケネディクス株式会社　導入ご担当者のコメント

今回の「Xythos」導入により、当初想定していた以上の投資対効果が得られたことに、非常に満足しています。ケネディクス社内だけでなく、ケネディクスとお取引頂いている社外情報共有者の方にも非常にご好評を頂いており、ケネディクスのサービス品質に対するさらなる信頼度向上にも一役買っています。今後もさらなる「Xythos」の展開を考えていますので、「Xythos」とISIDに期待しています。

• ※1. アセットマネジメント：投資家（資金提供者）から委託を受けて取得した資産の運用・運営・管理業務。
• ※2. アセットマネジメント受託残高：　ケネディクス・グループがアセットマネジメント業務を受託している不動産物件の残高合計。

関連情報

「Xythos」について

米国Xythos Software, Inc. が提供する、Web上でセキュアに文書・ファイル管理を行うサーバーソフトウェア製品です。ユーザーはインターネットにアクセスできる環境があればどこからでも利用可能で、社内の文書共有はもとより、外部拠点や関連会社、取引先等とも、企業のネットワークセキュリティを損なうことなくファイルを共有することができます。Webブラウザから簡単な操作で利用できるため、ユーザーへの教育がほとんど必要ありません。またオープンスタンダードに準拠した仕様のため、社内システムとの連携などのカスタマイズも容易です。ISIDは国内の販売代理店として、製造業、流通業をはじめ幅広い業種の企業への導入を支援しています。

関連ソリューション

ISIDは、サーバーソフトウェア製品である「Xythos」の販売に加えて、SaaS（Software as a Service）型機密文書の管理・共有サービス「IntraLinks（イントラリンクス）」を提供しています。企業が自社内にソフトウェア環境を構築せずに、機密文書・機密データを保管し、ソフトウェアもインターネットを介してサービスとして利用することができます。ISIDは多様化する企業ニーズに幅広く対応してまいります。
　　「IntraLinks」サービスに関する詳細は、以下のプレスリリースをご覧ください。
　　ISID、M&A向けVDRサービスを刷新（2009年4月27日） http://www.isid.co.jp/news/2009/0427.html

以上

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＊ 本リリースに記載された会社名・商品名は、それぞれ各社の商標または登録商標です。

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